Règlement

Dispositions générales

1. L’organisateur du concours est : GRY-OnLine S.A. ul. Gabrieli Zapolskiej 16A, 30-126 Cracovie, RCS : Tribunal du district de Cracovie–Śródmieście, XI Chambre Commerciale du Registre Judiciaire National, n⁰ RCS : 0000294732, n⁰ TVA : 677-21-54-611, capital en actions : 700 000 PLN (payé dans sa totalité). Le concours est adressé aussi bien aux citoyens de la République de Pologne qu’aux citoyens des pays membres de l’Union Européenne.
2. Le concours est organisé par mandat de Riot Games Services GmbH., domiciliée à l’adresse : Am Studia 20A, 12489 Berlin.
3. L’organisateur déclare que le concours n’est pas un jeu de hasard, une tombola, un pari mutuel, une loterie de promotion, où le résultat dépend d’un hasard, ni constitue non plus aucune autre forme de jeu de hasard prévue dans la loi du 19 novembre 2009 sur les jeux de hasard (JL de 2009.201.1540, avec amendements postérieurs).
4. Le concours est organisé sur le territoire de la République de Pologne.

Étapes du concours

5. La League of Legends European Cosplay Contest se compose de deux étapes :
a. un Concours en Ligne animé sur le site : lolcosplay2020.gry-online.pl;
b. une Finale pendant le Festival du Fantastique Pyrkon le 08.05.2020 qui se tiendra dans le complexe de la Foire Internationale de Poznań, ul. Głogowska 14, 60-734 Poznań.

Participants

6. La League of Legends European Cosplay Contest est destinée aux personnes qui créent elles-mêmes des costumes, se déguisent en eux et jouent le rôle des personnes qu’elles ont choisis.
7. Les personnes de moins de 18 ans peuvent participer au concours à condition d’avoir présenté une autorisation écrite des parents ou du tuteur leur permettant de participer à la League of Legends European Cosplay Contest.
8. Les participants étrangers doivent être citoyens dans l’un des pays membres de l’UE suivants : [état au 15.12] :
Autriche, Belgique, Bulgarie, Croatie, Chypre, Tchéquie, Danemark, Estonie, Finlande, France, Grèce, Espagne, Hollande, Irlande, Italie, Lituanie, Luxembourg, Lettonie, Malte, Allemagne, Pologne, Portugal, Roumanie, Slovénie, Slovaquie, Suède, Hongrie, Grande-Bretagne. Nous acceptons également les pays partenaires de l’UE tels que: l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse.

Costume

9. Les participants du concours en ligne doivent réaliser par leurs propres soins un costume puis le présenter au jury.
10. Les costumes à présenter doivent reproduire les personnages de la production de Riot Games – League of Legends. Il est permis de préparer une peau officielle, telle qu’on l’aura voulue, d’un personnage donné.
11. Chaque participant peut déclarer un seul costume.
12. Dans le cadre de la League of Legends European Cosplay Contest il n’est pas permis de déclarer un costume qui a déjà été présenté antérieurement. Le costume doit être préparé pour les besoins de la League of Legends European Cosplay Contest.
13. Le costume doit être réalisé par les soins propres du participant au moins à 90%. Il est permis d’utiliser des éléments achetés tels que les perruques, les lentilles ou les chaussures mais ces éléments ne doivent constituer qu’un complément du travail autonome.
14. Le costume ne doit pas contenir de contenus considérés généralement comme vulgaires ou offensifs, il ne peut pas contenir non plus de références politiques ni offenser les minorités sexuelles ou ethniques.

Détails du concours – en ligne

15. Planning du Concours
a. Le concours commence le 14.01.2020.
b. La période pour déclarer les costumes dure jusqu’au 31.03.2020 inclus. Les ouvrages déclarés passé ce délai ne participeront pas au Concours.
c. Les vainqueurs seront élus le 15.04.2020.
16. La déclaration de participation à cette partie du concours s’opère moyennant le formulaire envoyé à l’adresse : cosplay@gry-online.pl. Le contenu du formulaire montré à titre d’exemple se trouve sur le site : lolcosplay2020.gry-online.pl.
17. Le formulaire, rempli correctement, se compose de :
a. Données d’identification exigées;
b. Nom du personnage et de la peau préparée par le participant;
c. Autorisation pour le GDPR, ajoutée au contenu du message : « J’autorise la transmission et le traitement de mes données personnelles aux fins des formalités liées à l’obligation d’une organisation correcte du concours League of Legends European Cosplay Contest”;
d. Fichiers graphiques à joindre au formulaire, y inclus :

  • photos de référence – minimum 2 photos (y inclus une forme graphique du personnage (splash-art) et des photos des accessoires, s’il y a lieu, présentant d’une manière complète, dans la mesure du possible, le personnage en lequel se déguise le participant. Les fichiers graphiques devraient avoir les dimensions d’au moins 400 pixels sur le côté plus court mais pas plus que 2000 pixels sur le côté plus long, la compression des fichiers graphiques ne devant pas introduire de perturbations considérables dans l’image : cela permettra d’évaluer correctement la fidélité du costume réalisé par rapport à son original.
  • photos présentant les travaux sur le costume – minimum 10 photos – des photos des éléments du costume à l’étape de leur réalisation, photos du travail réalisé. Les photos du costume terminé ou de ses parties sur le participant seront les bienvenues. Chaque participant peut préparer un matériel vidéo court au format mp4 / avi, présentant le processus de la création du costume.

    Ces matériels (photos ou vidéos) seront utilisés pour préparer de courts clips présentant les finalistes, à diffuser pendant le Concours, pendant le Festival du Fantastique Pyrkon et dans le cadre du reportage de ce Festival. S’il n’y a pas de matériel vidéo on utilisera les photos du travail sur le costume.

18. Dans le courant des 7 jours qui suivent la réception du formulaire, les organisateurs peuvent le renvoyer au participant, demandant de le compléter ou corriger, en indiquant clairement les points qui exigent des modifications. Les corrections doivent être reçues au moins 48 heures avant la clôture de la période de déclaration des costumes.
19. Si les formulaires de déclaration de participation complets ne sont pas fournis dans le délai indiqué ci-dessus, cela sera une base pour ne pas admettre l’auteur de la déclaration à la participation au concours.
20. Les costumes seront évalués selon les critères suivants :
a. Technique d’exécution du costume. On tiendra compte du niveau d’avancement de la technique d’exécution du costume – il est souhaitable d’utiliser plusieurs techniques et matériaux. Le Jury tiendra compte également du respect des proportions du costume par rapport au personnage, de la précision et de la qualité d’exécution.
b. Fidélité par rapport à l’original et à l’image de référence. Le costume devrait refléter le mieux possible tous les détails qu’on peut trouver dans le projet du personnage : les détails du costume, les couleurs, les formes des éléments.
c. Totalité de la présentation scénique. Font partie de cette totalité, entre autres, l’idée de la présentation, sa lisibilité (compréhension par le jury et par les spectateurs), les talents d’acteur, les accessoires et la scénographie.

Finalistes en ligne

21. Une commission de concours, nommée par l’Organisateur, choisira les finalistes de la partie en ligne (au nombre de 16). Les finalistes seront invités à la finale de League of Legends European Cosplay Contest à Poznań, aux frais de l’organisateur qui paiera le transport et l’hébergement des Finalistes.
22. La commission enverra par courriel une information aux Finalistes qu’elle aura choisis, les informant de leur qualification pour la finale. Le message inclura aussi une autorisation pour le traitement des données personnelles et de l’image aux autres fins du concours.
23. Le Finaliste devrait répondre au courriel de l’Organisateur dans le délai de 48 heures. S’il ne répond pas, l’Organisateur aura le droit de choisir un autre participant à sa place.
24. La fourniture d’une autorisation signée (d’un document digitalisé ou d’une photo de bonne qualité ou d’une copie physique) aux organisateurs est la condition nécessaire qu’il faut remplir pour participer à la finale de League of Legends European Cosplay Contest.
25. Le Finaliste du concours doit informer au plus vite les organisateurs de son renoncement à la présentation, si le besoin se présente.

Détails du concours – Finale pendant le Festival du Fantastique Pyrkon

26. Le règlement ainsi que les détails (scène, matériels audio-vidéo, durée des présentations) concernant la partie finale de League of Legends European Cosplay Contest seront indiqués au plus tard le 3 février 2020 sur le site : lolcosplay2020.gry-online.pl.
27. Sur place, les Finalistes auront la possibilité de participer à un projet local de Riot Games. Les détails seront indiqués au plus tard un mois avant la Finale, avec la liste des autorisations correspondantes pour l’utilisation de l’image dans les films.

Disqualifications et avertissement

28. L’Organisateur se réserve le droit d’exclure du Concours :
a. personnes soupçonnées à juste titre d’actions visant des tentatives de contournement du Règlement ou qui essaient autrement de violer les dispositifs de sécurité ou les principes d’organisation du Concours;
b. personnes auteures des actions qui enfreignent les intérêts justifiés de l’Organisateur ou du Mandant, qui nuisent à leur image ou violent les principes de coexistence sociale;
c. personnes qui violent les accords du Règlement du Concours;
29. Le Concours exclut la participation des employés des sociétés : GRY-OnLine S.A., Riot Games Services GmbH, des sociétés qui sponsorisent les prix, des établissement locaux de celles-ci, de même celle des employés des agences qui collaborent à l’organisation du Concours et celle des membres de leurs familles.

Jury

30. La représentation du jury (offline et online) est composée de spécialistes liés au milieu cosplay, familiarisés avec la création des costumes et des accessoires, avec le maquillage et les présentations scéniques. Le jury comprend aussi des représentants de Riot Games.
31. La composition du jury en ligne comprend trois personnes :
a. Aleksandra Tora – Shappi Workshop
b. Mel Capperino Garcia – Riot SwimBananas
c. Sarah Kulyk – Riot Jynx
32. La composition du jury offline sera indiquée au plus tard le 3 février 2020 sur le site : lolcosplay2020.gry-online.pl.

Modalités d’élection des vainqueurs et de décernement des prix

33. Les prix dans le concours sont :
– 1er prix : 1500 EUR,
– 2e prix : 500 EUR,
– 3e prix : 250 EUR,
– distinction honorifique du jury : 250 EUR.
34. Les vainqueurs du concours seront choisis par un jury nommé par l’Organisateur, annoncé et présent à l’endroit où se tiendra l’événement lors de la finale de League of Legends European Cosplay Contest à Poznań.
35. La distribution des prix aura lieu dans un délai postérieur, indiqué par les organisateurs. Le prix sera transmis par virement sur le numéro de compte indiqué par courriel.
36. L’impôt sur les prix est payé par l’Organisateur.
37. L’Organisateur se mettra en contact avec les Participants à qui on a décerné un prix dans le Concours dans le délai de 3 (trois) jours après la fin du Concours, en envoyant un courriel à l’adresse e-mail indiquée dans le formulaire de déclaration. Les gagnants seront priés d’envoyer, en réponse au message de l’Organisateur, les données personnelles suivantes, nécessaires pour la remise et pour la liquidation des prix :
– Les gagnants du 3e prix et de la distinction du jury :
a. Prénom et nom
b. Numéro de compte bancaire pour envoyer le prix pécuniaire (ou es parents/du tuteur leur).
– Les gagnants du 1et et 2e prix :
a. Prénom et nom
b. Numéro de compte bancaire pour envoyer le prix pécuniaire (ou es parents/du tuteur leur)
c. Date de naissance, numéro PESEL, désignation du Centre d’Impôts correspondant, adresse d’immatriculation au registre de la population pour payer correctement l’impôt sur le prix.
38. Si le Gagnant ne transmet pas à l’Organisateur les données nécessaires pour la transmission du Prix, dans le délai de 20 (vingt) jours à partir de la réception du message e-mail, l’Organisateur se réserve le droit d’attribuer le Prix à un autre Participant du Concours, conformément aux dispositions du Règlement, de n’attribuer le Prix à personne, ni dans sa totalité ni en partie.
39. Le paiement des Prix aura lieu une fois les Gagnants auront transmis les données nécessaires pour leur transmission, dans le délai de 14 jours à compter depuis la date de transmission de ces données à l’Organisateur, au plus tard le 19 juin 2020.
40. Le Participant n’a pas le droit de céder son droit au Prix à une tierce personne.

Modalités de présentation et d’analyse de réclamations

41. Les Participants du Concours peuvent présenter des réclamations éventuelles, par écrit et dans le délai de 7 (sept) jours à partir de la publication des résultats des différentes étapes du Concours. La réclamation doit être envoyée par lettre recommandée à l’adresse de l’Organisateur indiquée au § 1 alinéa 1 à laquelle il faut ajouter : „League of Legends European Cosplay Contest – Réclamation”’. Passé ce délai, les réclamations ne seront plus prises en compte.
42. L’Organisateur du Concours désignera une Commission pour les Réclamations composée de trois personnes; celle-ci analysera les réclamations. La personne ayant présenté une réclamation sera informée de la suite par lettre recommandée, dans le délai de 14 jours à partir de la présentation de la réclamation. La décision de la Commission concernant la suite de la réclamation est définitive, sans droit au recours.
43. Le recours à la procédure de réclamation est volontaire et n’exclut ni limite la possibilité des Participants qui peuvent présenter leurs prétentions par voie judiciaire, auprès du tribunal de droit commun correspondant. Les litiges nés en relation avec le Concours ou avec les dispositions du présent Règlement seront examinés par le tribunal propre territorialement pour le domicile social de l’Organisateur.

Données personnelles

44. En envoyant le formulaire où le Participant déclare sa participation au Concours League of Legends European Cosplay Contest, par un message e-mail, le Participant y insère un point constatant que l’Organisateur devient l’administrateur de ses données personnelles et qu’il dispose du droit d’accès, y inclus la révision et le traitement de ces données, avec la diligence due et en toute conformité avec les dispositions de la loi, en particulier avec le Règlement du Parlement Européen et du Conseil (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques en relation avec le traitement des données personnelles et avec le flux libre de ces données, et sur l’annulation de la directive 95/46/CE (« RGDP »).
45. Les données personnelles traitées par l’Organisateur, c’est :
– Pour les Participants :
a. Prénom et nom
b. Adresse e-mail
c. Pays du domicile
d. Photos et nom du compte Instagram (s’il y a lieu)
e. Photos des travaux sur le costume
– Pour les Vainqueurs aussi :
f. Adresse du domicile
g. Date de naissance
h. Numéro PESEL
i. Nom du centre d’impôts correspondant et adresse d’immatriculation au registre des habitants
j. Numéro de compte bancaire
46. Les autorisations pour toutes les données personnelles supplémentaires, nécessaires pour une organisation correcte de la finale de League of Legends European Cosplay Contest et pour l’hébergement des participants pendant l’événement seront envoyées aux finalistes dans des messages e-mail.
47. Les données personnelles des Participants, mentionnées au point 45, seront traitées aux fins suivantes :
a. organisation et réalisation du Concours;
b. choix des Vainqueurs, décernement, distribution, réception et liquidation des prix, y compris le paiement de l’impôt;
c. contact avec les Participants par courriel;
d. élaboration de statistiques concernant le tournoi et fins comptables.
L’indication de ces données est volontaire, étant précisé que la non indication des données empêchera la participation au Concours.
48. En déclarant sa participation au Concours, chaque Participant déclare avoir été informé des droits suivants :
a. accès aux données personnelles indiquées et obtention de leur copie;
b. droit de modification;
c. droit de retrait de l’autorisation du traitement des données personnelles indiquées et mention selon laquelle les données personnelles indiquées seront traitées pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles elles ont été recueillies.
On peut exercer les droits ci-dessus en envoyant un courriel à l’adresse : cosplay@gry-online.pl.
49. Les données personnelles des Participants du Concours seront traitées pendant la période nécessaire pour réaliser le Concours, choisir les Vainqueurs et terminer la distribution des prix indiqués au point 6, et en ce qui concerne la justification de la liquidation du Concours, pendant la période indiquée dans les dispositions du droit fiscal c’est-à-dire pendant 5 ans à compter de la fin de l’année calendaire dans laquelle on a distribué les prix.
50. Les données personnelles des Participants du concours, pour les besoins de sa réalisation, en particulier pour la remise des Prix, seront traitées par les entités autorisées légalement par l’Administrateur.
51. Pour les questions concernant les données personnelles, y inclus l’exercice des droits stipulés dans les dispositions légales, l’Organisateur a désigné un Inspecteur de Protection des Données : Marek Pióro, qu’on peut joindre à l’adresse : iod@gry-online.pl.

Dispositions finales

52. On peut consulter le Règlement sur le site : lolcosplay2020.gry-online.pl.
53. On peut envoyer toutes les questions et les commentaires à l’adresse e-mail : cosplay@gry-online.pl, et le coordinateur du concours répondra à ces questions.
54. L’Organisateur du Concours se réserve le droit de modifier le présent Règlement pour les raisons importantes suivantes :
a. si la modification du Règlement est nécessaire en raison de la modification des dispositions du droit d’application générale ou si on constate que certaines dispositions du Règlement ne sont pas permises, respectivement dans cette étendue;
b. l’accomplissement d’une obligation résultant d’une décision judiciaire valable en justice ou résultant d’une décision des organes de l’administration.
55. Le Règlement comprenant les modifications introduites selon le premier point ci-dessus sera mis à disposition des Participants sur le site internet de l’Organisateur disponible à l’adresse www.gry-online.pl avec une anticipation de 14 jours. Le Règlement sera envoyé aux adresses e-mail des utilisateurs, indiquées lors de l’enregistrement, avec cette même anticipation. Le fait de se réserver la possibilité de modifier le présent Règlement ne dispense pas l’Organisateur de l’obligation d’accomplir les obligations adoptées par lui en relation avec l’organisation du tournoi jusqu’au moment de la modification du Règlement, consistant en particulier en le décernement des prix indiqués.
56. L’Organisateur se réserve le droit d’introduire tous types de modifications dans le présent Règlement sans qu’il y ait besoin d’en informer préalablement les utilisateurs, s’il s’agit de modifications non indiquées au point 54. La version la plus actuelle du présent Règlement est disponible sur le site de la compétition.
57. En déclarant sa participation au Concours et lors de l’envoi du formulaire de déclaration, le Participant confirme le fait d’avoir pris connaissance des principes contenus dans le présent Règlement et il s’engage à les respecter.
58. Les décisions de l’Organisateur prises une fois la réclamation analysée sont définitives et ne donnent aucun droit au recours.
59. Pour tout sujet non réglé par les termes du présent Règlement on appliquera respectivement les dispositions de la loi correspondantes. Le Règlement est soumis aux dispositions de la loi généralement appliquée dans la République de Pologne.